A. Pengertian Surat
Surat merupakan suatu sarana
komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi, pernyataan atau pesan kepada
pihak lain yang mempunyai keperluan kegiatan dengan bentuk tertentu. Dengan
demikian surat membawa informasi, pernyataan atau pesan yang diharapkan informasi
itu akan tersampaikan kepada yang dituju oelh penulis surat.
Apabila ditinjau dari sifatnya,
surat adalah jenis karangan paparan, sebab pengirim surat mengemukakan maksud
dan tujuannya, menjelaskan apa yang dipikirkannya dan dirasakannya melalui surat.
Berbeda halnya jika ditinjau dari wujud penuturannya, surat merupakan
percapakan tertulis, dari seseorang kepada seseorang, dari seseorang kepada
lembaga, dari lembaga kepada seseorang, atau dari lembaga ke lembaga. Apabila
ditinjau dari fungsinya, surat merupakan sarana komunikasi tertulis. Komunikasi
tersebut dapat berupa pengumuman, pemberitahuan, keterangan dan sebagainya.
B. Fungsi Surat
Surat
merupakan salah satu sarana komunikasi berbahasa tulisan. Dari berbagai jenis
surat yang biasa digunakan dapat dikelompokan kedalam beberapa fungsi surat
sebagai salah satu sarana dalam kegiatan berbahasa tulis, sebagai berikut:
1. Sebagai
alat komunikasi
Dalam hal ini surat dapat berfungsi untuk menyampaikan
informasi. Informasi yang dimaksud dapat berupa pemberitahuan, pernyataan,
permintaan, penawaran, laporan usulan, dan sejenisnya.
2. Sebagai
wakil penulis
Pada fungsi ini surat dapat mewakili keinginan
penulis, sehingga penulis tidak perlu bersusah payah untuk bertemu
dengan penerima surat, yang mungkin jarak tinggalnya cukup jauh. Harapan dan
keinginan penulis cukup diungkapkan dan diwakili oleh surat tersebut
3. Sebagai
alat bukti historis
Surat merupakan wujud kegiatan berbahasa tertulis,
sehingga dapat dibedakan sebagai bukti historis. Contohnya ialah surat-surat
pada arsip lama yang dapat digunakan sebagai bahan penelitian atau pengkajian
guna mengetahui kegiatan atau keadaan suatu intansi atau sesuatu hal pada masa
yang lampau.
4. Sebagai
pedoman pelaksanaan kerja
Sebagai wujud tertulis, surat dapat berupa ketentuan
atau pedoman bagi pelaksanaan sesuatu. Surat-surat yang dimaksud pada fungsi
ini, misalnya surat keputusan, intruksi, surat edaran, dan sebagainya
5. Sebagai
alat pengingat
Surat dapat disimpan dan diamankan, sehingga dapat
dijadikan sebagai pengingat apabila terdapat kehilapan terhadap pesan surat.
Contoh-contoh surat dalam fungsi ini ialah surat-surat yang diarsipkan dan
sewaktu-waktu dapat dibuka lagi untuk mempermudah penyelesaikan suatu masalah
atau pekerjaan
6. Sebagai
alat bukti tertulis
Surat dapat dijadikan sebagai bukti tertulis dari
sesuatu urusan, sehingga jika terjadi kekeliruan atau kesalahpahaman surat
merupakan bukti tertulis. Contohnya, surat perjanjian, surat sewa menyewa,
surat jual beli, surat wasiat, dan sebagainya
7. Sebagai
alat untuk memperpendek jarak dan penghemat tenaga
Surat dapat dijadikan medai hantar informasi yang tidak
terhambat oleh jarak; dengan surat hambatan jarak tidak menjadi alasan
pemborosan energi dan waktu.
C. SYARAT SYARAT SURAT YANG
BAIK
Bahasa surat yang baik harus
memenuhi ketentuan berikut:
Bahasa yang digunakan
benar/baku sesuai dengan kaidah, baik tentang ejaan, pemilihan kata, bentuk
kata, maupun kalimatnya. Bahasa surat harus logis, wajar, hemat, cermat, sopan,
dan menarik.
Isi surat dinyatakan secara
ringkas, jelas, dan eksplisit. penulisan yang benar.
Disusun dengan teknik
penyusunan surat yang benar.
Bahasa baku, bahasa yang
diakui benar menurut kaidah yang sudah dilazimkan. Penggunaan bahasa baku dapat
membawa wibawa seseorang dan dipandang sebagai lambang status sosial yang
tinggi.
Bahasa efektif, bahasa yang
secara tepat dapat mencapai sasarannya. Ciribahasa efektif adalah
sederhana/wajar, ringkas, jelas, sopan, dan menarik.
D. BAHASA SURAT
Agar dapat dimengerti maksud
dan tujuan surat secara jelas, harus disusun menggunakan bahasa yang relatif
singkat. Sebelum menulis surat hendaknya dipertimbangkan sebaik mungkin, baik
penyusunan kalimat, arti maupun ketepatan penggunaan kata-kata.
Hal-hal yang perlu
diperhatikan dalam menggunakan bahasa surat adalah sebagai berikut:
1. Hindari kalimat yang
berbelit-belit
2. Gunakan kata-kata dan
istilah yang sudah lazim digunakan
3. Tempatkan tanda baca
dengan tepat
4. Gunakan ejaan yang benar
5. Gunakan singkatan yang
umum dipakai
E. BAGIAN BAGIAN SURAT
• Bagian-bagian surat
pribadi :
…………………..….1
…….…..2
…….......3
…………….……………….4
………………….………….5
…………………….……….6
…………….7
…………….8
…………….9
keterangan:
1. Tempat,
tanggal,bulan,tahun penulisan surat
2. Alamat surat
3. Salam pembuka
4. Kalimat pembuka
5. Isi surat
6. Kalimat penutup
7. Salam Penutup
8. Tanda tangan
9. Nama pengirim
• Bagian-bagian surat dinas:
1. Kepala surat
2. No,Lampiran ,Perihal
3. Tanggal,bulan,tahun
penulisan surat
4. Alamat surat
5. Salam pembuka
6. Kalimat pembuka
7. Isi surat
8. Kalimat penutup
9. Salam penutup
10. Tanda tangan
11. Nama pengirim
• Kerangka isi surat :
1. Paragraf pembuka
2. Paragraf isi
3. Paragraf penutup
F. JENIS SURAT
Dilihat dari segi bentuk,
isi, dan bahasanya, surat digolongkan atas 3 jenis, yaitu :
1. Surat Pribadi
Surat yang dibuat oleh
seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi.
Komunikasi antara anak dan
orang tua, antarkerabat, antarsejawat, dan antarteman.
Digunakan kartu pos, warkat
pos, atau surat bersampul.
2. Surat Dinas
Segala komunikasi tertulis
yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi.
Salah satu alat komunikasi
kedinasan yang sangat penting dalam pengelolaan administrasi, seperti
penyampaian berita tertulis yang berisi pemberitahuan, penjelasan, permintaan,
pernyataan pendapat dari instansi kepada instansi lain dan dari instansi kepada
perseorangan atau sebaliknya.
3. Surat Niaga
Surat yang dipergunakan
orang atau badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga, seperti
perdagangan, perindustrian, dan usaha jasa.
Macam-macam surat niaga :
a) surat penawaran
b) surat pengaduan
c) surat pesanan
d) surat pengiriman
e) surat pembayaran barang
f) surat penagihan, dan
sebagainya.
G. CONTOH SURAT
- Surat Pribadi
Kepada Yth,
Ayahanda dan Ibunda
Di
Sorong
Ayahanda dan Ibunda
Di
Sorong
Assalamualaikum
warahmatullahi wabarakatuh,
Singkat
saja untuk ketahuan Ayahanda dan Ibunda bahwa Ananda disini dalam keadaan sehat
walafiat, semoga Ayahanda dan Ibunda serat adik - adik saya dirumah dapat
mengalami hal yang sama pula, Amin.
Ayahanda
dan Ibunda, surat yang Ananda kirimkan lewat teman ini, sekedar Ananda mau beri
tahu Ayahanda dan Ibunda bahwa hari ini Ananda telah menyelesaikan ujian dengan
baik. Untuk itu pada liburan minggu depan Ananda rencana pulang ke Sorong, jika
Ayahanda dan Ibunda mengizinkan.
Itu saja
yang ingin Ananda sampaikan kepada Ayahanda dan Ibunda.
Bogor, 1 Mei 2013
Ananda
Nurina
- Surat Dinas
Ambon, ..
...... 2013
Nomor :
..........
Kepada
Lampiran :
..........
Yth. Kepala Dinas
Perihal :
Permohonan Izin
Perhubungan
Bengkel Pelaksana
Kota Ambon
Pemeriksaan Emisi
di-
Gas Buang Kendaraan
Ambon
Bermotor
1. Dengan
hormat disampaikan bahwa berdasarkan Peraturan Daerah
Kota .......... Nomor .... Tahun .... tentang Penyelenggaraan
Perhubungan di Kota .........., bersama ini kami dari
............ mengajukan permohonan untuk memperoleh izin
sebagai :
Bengkel
Pelaksana Pemeriksaan Emisi Gas Buang Kendaraan Bermotor
2. surat
permohonan untuk memperoleh izin sebagaimana dimaksud
dalam angka ( 1 ) dilengkapi dengan :
a. Salinan
Izin Operasional Bengkel Umum;
b. Salinan
Tanda Klarifikasi bengkel Kelas ..... Nomor .........
c. Berita
Acara Pemeriksaan Lokasi
3. Demikian
permohonan kami, dengan harapan dapat di kabulkan dan
atas perhatian serta bantuan yang diberikan diucapkan terima
kasih.
Pemohon
( Nama jelas )
- Surat
Niaga
CV.
MARASELLA
Jl.
Samasuru No. 10 Tlp. xxxxxxxxxxxx KBU. Email : xxxxxxxx@gmail.com
Website :marasella.blogspot.com
-----------------------------------------------------------------
KBU, 19 Mei
2013
Kepada Yth,
Direktur
UD. Asaparynurina
Jl. Kamboja
No.5
Ambon
Hal :
Pengiriman Kacang Tanah
Lampiran :
4 ( empat ) Lembar
Dengan
Hormat,
Pesan Anda
melalui surat Nomor : ../../../2013 berupa 1 ton Kacang Tanah telah kami
kirimkan hari ini melalui Kapal Penyeberangan ASDP dan diperkirakan tiba
ditempat Anda besok tanggal 20 Mei 2013 Pukul 10.00 WIT.
1 Ton
Kacang Tanah tersebut kami kemas dalam karung ukuran 50 kg sebanyak 20 karung.
Sesuai
kesepakatan yang telah disepakati bersama bahwa pembayaran akan dilakukan
secara tunai saat barang tiba ditempat maka dengan ini kami lampirkan dokumen -
dokumen yang perlu Anda tanda tangani, serta kami mempercayakan kepada saudara
kamarudin untuk menerima transaksi tersebut.
Atas
perhatian dan kepercayaan Saudara, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Fazeeky Akbar I
Sumber : wikipedia
1..Ada berapakah yang termasuk
bagian-bagian surat ?
a. 16 *
b. 33
c. 55
d. 101
2. Sarana yang digunakan untuk menyampaikan informasi
yang dilakukan secara tertulis dari pihak pengirim ke pihak penerima. Merupakan
pengertian dari ?
a. Surat *
b. Kop surat
c. Bentuk surat
d. surat tugas
3. Dibawah ini manakah yang bukan
bahasa surat yang baik ?
a. Bahas baku
b. Bahasa jelas dan tidak bermakna
ganda
c. Lugas
d. Menggunakan bahasa yang tidak baku
dan asing campuran *
4. Dibawah ini manakah yang bukan
termasuk syarat-syarat surat yang baik ?
a. Surat disusun dengan teknik
penyusunan yang benar
b. Isi surat dinyatakan secara ringkas,
jelas, dan eksplisit
c. Bahasa yang digunakan adalah bahasa
baku, yang sesuai dengan kaidah bahasa indonesia dan EYD (ejaan yang
disempurnakan)
d. Isi surat tidak jelas*
5. Ada berapakah yang termasuk bagian-bagian surat ?
a. 16 *
b. 222
c. 343
d. 1300
Sarana yang digunakan untuk menyampaikan informasi
yang dilakukan secara tertulis dari pihak pengirim ke pihak penerima. Merupakan
pengertian dari ?
a. Surat *
b. Kop surat
c. Bentuk surat
d. Fungsi surat
2. Alat komunikasi pemberitahuan,
pernyataan, permintaan, laporan, dan lain-lain, yang dapat dijadikan alat
penyimpanan arsip atau dokumentasi dari suatu kegiatan. Merupakan penjelasan
dari ?
a. Fungsi surat *
b. Surat
c. Jenis surat
d. Jawaban b dan c benar
3. Dibawah ini manakah yang bukan
bahasa surat yang baik ?
a. Bahas baku
b. Bahasa jelas dan tidak bermakna
ganda
c. Lugas
d. Menggunakan bahasa gaul dan tidak baku*
4. Dibawah ini manakah yang bukan
termasuk syarat-syarat surat yang baik ?
a. Surat disusun dengan teknik
penyusunan yang benar
b. Isi surat dinyatakan secara ringkas,
jelas, dan eksplisit
c. Bahasa yang digunakan adalah bahasa
baku, yang sesuai dengan kaidah bahasa indonesia dan EYD (ejaan yang
disempurnakan)
d. Isi surat bertele-tele*
5. Ada berapakah yang termasuk
bagian-bagian surat ?
a. 16 *
b. 12
c. 14
d. 13
